Lead-Status zeigen dir auf einen Blick, wo ein Kontakt in deiner Leadgewinnung gerade steht – zum Beispiel „Neu", „Probetraining vereinbart" oder „Mitglied geworden". Sie bilden die Spalten in deinem Lead-Pool-Board und lassen sich frei an deinen Prozess anpassen.
ℹ️ Lead-Status gelten jetzt organisationsweit.
Es gibt eine Lead-Status-Vorlage für deine gesamte Organisation. Du legst einen Status einmal an und weist ihn dann den Lead-Pools zu, in denen er erscheinen soll. Benennst du einen Status um oder änderst seine Farbe, wirkt sich das automatisch überall aus – in jedem Pool, auf jedem Board und in jeder Automation. (Früher hatte jeder Lead-Pool seine eigenen, voneinander unabhängigen Status.)
Die zwei Ebenen: Vorlage und Zuweisung
Lead-Status verwaltest du an zwei Stellen:
Ebene | Wo | Was du dort steuerst |
Organisationsweite Vorlage | Lead-Pools → Konfiguration → Lead-Status | Welche Status es überhaupt gibt: Name, Farbe, Kategorie sowie Standard und Reihenfolge als Vorlage – und in welchen Pools ein Status zugewiesen ist. Die zentrale Quelle. |
Zuweisung pro Pool | Einstellungen eines Lead-Pools → Lead-Status | Welche Status in diesem Pool sichtbar sind, ihre Reihenfolge im Pool und der Standard dieses Pools. |
Das Zuweisen steuert nur die Sichtbarkeit: Ein Lead kann einen Status behalten, der seinem Pool gerade nicht zugewiesen ist – er erscheint dann nur so lange in keiner Spalte, bis du den Status dem Pool zuweist.
Berechtigung
Status einem Pool zuzuweisen und im Pool zu sortieren erfordert die Berechtigung org:tables:write (in den Rollen admin und manager enthalten). Die organisationsweite Vorlage zu bearbeiten und Status zusammenzuführen ist Administratoren vorbehalten.
Die Vorlage öffnen
Gehe zu Lead-Pools → Konfiguration → Lead-Status. Hier siehst du die Lead-Status-Vorlage – alle Status deiner Organisation. Was du hier änderst, gilt überall.
Einen neuen Status erstellen
Klicke unten in der Liste auf Neuen Status hinzufügen. Im Dialog legst du alles direkt beim Erstellen fest:
Name, Farbe und Kategorie – wie beim Bearbeiten (siehe unten).
Automatische Erinnerung – ob ein Wechsel in diesen Status automatisch an ein Follow-up erinnert (siehe Automatisch an Follow-ups erinnern).
Lead-Pools zuweisen – wähle aus, in welchen Pools der neue Status erscheinen soll. Standardmäßig sind alle Pools vorausgewählt; entferne einfach das Häkchen bei Pools, die den Status nicht brauchen.
Standard – markiert den Status optional als Standard der Vorlage (siehe unten).
Nach dem Klick auf Hinzufügen erscheint der Status sofort in allen ausgewählten Pools – du musst ihn nicht mehr in jedem Pool einzeln zuweisen. Einsortiert wird er dort entsprechend seiner Position in der Vorlage; zum Standardstatus eines Pools wird er dabei nie automatisch.
Einen Status bearbeiten
Klicke bei einem Status auf Bearbeiten. Im Dialog kannst du Folgendes anpassen:
Name – die Bezeichnung des Status, so wie sie im Board und in der Tabelle angezeigt wird. Eine Umbenennung gilt sofort in allen Pools.
Farbe – die Farbe, mit der der Status überall markiert wird (gilt ebenfalls überall).
Kategorie – eine von vier vorgegebenen Kategorien: Offen, In Bearbeitung, Gewonnen oder Nicht gewonnen. Die Kategorien geben eine grobe Übersicht über den Stand des Kontakts und können nicht verändert oder erweitert werden – deine eigenen Status ordnest du einfach der passenden Kategorie zu.
Automatische Erinnerung bei Statuswechsel – ob und in welcher Genauigkeit beim Wechsel in diesen Status automatisch eine Follow-up-Erinnerung vorgeschlagen wird (mehr dazu im nächsten Abschnitt).
Lead-Pools zuweisen – lege direkt im Dialog fest, in welchen Pools der Status sichtbar ist. Neu ausgewählte Pools erhalten den Status beim Speichern sofort, abgewählte Pools blenden ihn aus (Leads behalten ihren Status, siehe oben). Ist der Status in einem Pool der Standard, ist das Häkchen dort gesperrt – lege in diesem Pool zuerst einen anderen Standardstatus fest.
Speichere deine Anpassungen mit Änderungen speichern.
Automatisch an Follow-ups erinnern
Jeder Lead-Status kann so eingestellt werden, dass beim Wechsel eines Leads in diesen Status automatisch der Erinnerungs-Dialog aufgeht – damit die nächste Aktion nicht untergeht. Das stellst du über das Feld Automatische Erinnerung bei Statuswechsel im Erstellen- oder Bearbeiten-Dialog ein.
Keine Erinnerung – Standard. Ein Wechsel in diesen Status schlägt nichts vor.
Genauer Modus (Datum & Uhrzeit) – der Dialog öffnet sich mit Auswahl von genauem Datum und Uhrzeit.
Grober Modus (Monat) – der Dialog öffnet sich mit Auswahl eines Monats (ohne genauen Tag) – praktisch für längerfristiges Nachfassen.
Status mit aktivierter Erinnerung erkennst du an einem kleinen Wecker-Symbol – in der Lead-Status-Liste, im Status-Menü eines Leads, in den Board-Spalten und im Dialog „Status ändern". So siehst du auf einen Blick, welche Status eine Erinnerung auslösen.
Was beim Statuswechsel dann genau passiert – und wie du eine Erinnerung anlegst, verschiebst, erledigst oder ihre Vorschläge pausierst – liest du in Erinnerungen anlegen, verschieben und erledigen.
Status einem Lead-Pool zuweisen
Dafür gibt es zwei Wege: In der Vorlage weist du einen Status über Lead-Pools zuweisen im Erstellen- bzw. Bearbeiten-Dialog mehreren Pools auf einmal zu (siehe oben). Oder du steuerst es aus Sicht eines einzelnen Pools: Öffne den Lead-Pool, gehe in die Einstellungen und wähle Lead-Status.
Über Status zuweisen … fügst du dem Pool einen organisationsweiten Status hinzu. Die Liste zeigt alle Status, die dem Pool noch nicht zugewiesen sind.
Per Drag & Drop bestimmst du die Reihenfolge der Status in genau diesem Pool – sie steuert die Spalten im Board.
Mit Als Standard legst du den Standardstatus dieses Pools fest.
Über das × entfernst du einen Status aus dem Pool. Er wird damit nur in diesem Pool ausgeblendet – der Status selbst bleibt erhalten und kann jederzeit wieder zugewiesen werden. Leads, die ihn bereits haben, behalten ihn.
Über Lead-Status verwalten springst du von hier direkt zur organisationsweiten Vorlage.
Den Standardstatus festlegen
Es gibt zwei Arten von Standard:
Standard der Vorlage – in der Vorlage markierst du einen Status als Standard. Er wird als Standard für neu erstellte Lead-Pools übernommen.
Standard des Pools – in den Einstellungen eines Pools legst du fest, welchen Status neue Leads in genau diesem Pool bekommen. Jeder Pool hat seinen eigenen Standard.
Es kann immer nur einen Standard pro Ebene geben – du entfernst die Markierung deshalb nicht direkt, sondern weist sie einem anderen Status zu.
Die Reihenfolge ändern
Die Reihenfolge ziehst du per Drag & Drop. In der Vorlage bestimmt sie die Standard-Reihenfolge für neue Pools; in den Einstellungen eines Pools die Reihenfolge der Spalten in genau diesem Board.
Doppelte Status zusammenführen
Mit der Zeit entstehen leicht doppelte Status – etwa „PT vereinbart" und „Probetraining vereinbart". Über Status zusammenführen in der Vorlage räumst du auf:
Wähle einen Quell-Status (wird aufgelöst) und einen Ziel-Status (bleibt erhalten).
Optional passt du Name, Farbe und Kategorie des Ziel-Status dabei noch an.
Bestätige. Alle Verweise – Leads, Formulare und Automationen – werden auf den Ziel-Status übertragen, anschließend wird der Quell-Status gelöscht.
Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden und ist Administratoren vorbehalten.
Einen Status löschen
Einen Status löschst du in der Vorlage über das Löschen-Symbol. Dabei gilt:
Ein Status, der noch verwendet wird (von Leads, Formularen oder Automationen), lässt sich nicht löschen. Führe ihn in dem Fall mit einem anderen Status zusammen oder weise die betroffenen Leads vorher um.
Der Standardstatus kann nicht gelöscht werden. Lege zuerst einen anderen Status als Standard fest, dann kannst du ihn löschen.
Beim Löschen verschwindet der Status aus allen Pools.