Mit dem Lead-Portal buchen deine Leads ihren Termin selbst – über einen persönlichen Link, den eine Automatisierung erzeugt und z. B. direkt per WhatsApp oder E-Mail verschickt. Der Lead wählt Standort, Terminart und Uhrzeit, und der Termin landet automatisch auf seinem bestehenden Eintrag in deinem Lead-Pool – ohne Doppeleinträge und ohne dass dein Team etwas tun muss.
Schritt 1: Portal einrichten
Öffne Einstellungen → Lead-Portal und klicke auf Portal einrichten. Alle Funktionen sind zunächst deaktiviert.
Aktiviere unter Funktionen den Schalter Termin buchen. (Absagen, Verschieben und Datenpflege folgen bald.)
Lege unter Buchungsfenster die Standardwerte fest: den Buchungshorizont (wie viele Tage im Voraus gebucht werden kann) und den Mindestvorlauf (wie viele Stunden vor Terminbeginn spätestens gebucht werden muss).
Diese Werte sind Standardwerte für neue Portal-Links – du kannst sie in jeder Automatisierung individuell überschreiben.
Schritt 2: Automatisierung mit Portal-Link erstellen
Baue eine Automatisierung wie gewohnt – zum Beispiel mit dem Auslöser Neuer Lead hinzugefügt – und füge den Block Portal-Link erstellen hinzu:
ID des Leads: Wähle über die Variablen-Auswahl die ID des Leads aus dem Auslöser.
Funktionen: Wähle, was der Link kann – aktuell Termin buchen.
Standorte: Wähle Alle Standorte (gilt auch für später angelegte Standorte) oder eine feste Auswahl. Der Lead bucht an einem dieser Standorte.
Terminarten: Wähle Alle Terminarten oder schränke ein, z. B. nur „Probetraining". Angeboten wird immer nur, was an den gewählten Standorten tatsächlich buchbar ist.
Buchungsfenster: Lasse die Felder leer, um die Standardwerte aus den Einstellungen zu nutzen, oder trage eigene Werte für diese Automatisierung ein.
Schritt 3: Link versenden
Füge nach dem Block Portal-Link erstellen einen Versand-Block hinzu – z. B. WhatsApp Vorlage senden oder E-Mail senden. Den fertigen Link fügst du über die Variablen-Auswahl als Portal-Link des Blocks ein.
Kein kaputter Link – versprochen
Kann der Link nicht erstellt werden (z. B. weil an einem gewählten Standort nichts buchbar ist), schlägt der Lauf der Automatisierung fehl, bevor etwas versendet wird. Dein Lead bekommt also nie eine Nachricht mit einem toten Link. Fehlgeschlagene Läufe siehst du in der Lauf-Übersicht der Automatisierung.
Was dein Lead sieht
Der Link öffnet eine mobile Buchungsseite: Standort wählen, Terminart wählen, freie Zeit aussuchen, bestätigen – fertig. Nach der Buchung kann der Lead den Termin direkt in seinen Kalender übernehmen (Google Kalender oder Kalender-App).
Der Link ist eine persönliche Einladung: Er zeigt alle buchbaren Zeitfenster – auch solche, die nicht für die öffentliche Buchung über Formulare freigegeben sind.
Ist eine Terminart über mehrere Kalender buchbar (z. B. regulär und an Aktionstagen), werden die freien Zeiten kombiniert angezeigt.
Zeiten werden in der Zeitzone des Leads angezeigt; weicht sie von der des Standorts ab, steht die Ortszeit mit dabei.
Nach der Buchung
Der Termin erscheint wie jede andere Buchung im Kalender und in der Lead-Akte. Auch der Auslöser Neuer Termin gebucht feuert ganz normal – Bestätigungs- und Erinnerungs-Automatisierungen laufen also automatisch an.
Gültigkeit und Sicherheit
Ein Portal-Link ist 60 Tage gültig.
Über einen Link kann einmal gebucht werden. Danach zeigt er nur noch die Bestätigungsseite mit den Termindetails.
Abgelaufene Links zeigen keine Daten mehr an – ein alter Link in einem Chatverlauf verrät nichts.
Gut zu wissen: Änderungen wirken nur auf neue Links
Was ein Link anbietet, wird beim Erstellen festgelegt. Änderst du später deine Einstellungen, Standorte oder Terminarten, betrifft das nur neu erstellte Links – bereits verschickte Links bleiben, wie sie sind, bis sie ablaufen.