Der Lead-Pool ist deine zentrale Arbeitsfläche für Leads: Hier siehst du alle Anfragen eines Pools, änderst ihren Status, planst Follow-ups und behältst Termine im Blick. Dieser Artikel zeigt dir, wie du zwischen Tabelle und Board wechselst, Leads durchsuchst, filterst und sortierst, Spalten ein- und ausblendest und mit Erinnerungen (Follow-ups) arbeitest.
ℹ️ Deine Einstellungen bleiben erhalten.
Ansicht, sichtbare Spalten sowie Reihenfolge und Breite der Spalten werden pro Lead-Pool in deinem Benutzerkonto gespeichert und folgen dir auf alle deine Geräte. Filter und Sortierung merkt sich dein Browser. Alle Einstellungen gelten nur für dich – Teamkolleg:innen haben ihre eigenen.
Zwei Ansichten: Tabelle und Board
Über das Menü Weitere Optionen (…) oben rechts in der Werkzeugleiste wechselst du unter Ansicht zwischen der Tabellen-Ansicht und der Board-Ansicht. Deine Wahl wird pro Pool gemerkt.
Die Tabellen-Ansicht
Die Tabelle zeigt deine Leads zeilenweise – ideal zum Sortieren, für viele Spalten und für die Arbeit mit großen Pools:
Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Lead. Mit Strg/Cmd + Klick öffnest du ihn in einem neuen Tab.
Neue Leads erscheinen fett, bis sie zum ersten Mal geöffnet wurden – so siehst du sofort, was noch niemand angeschaut hat.
Unten blätterst du durch die Seiten und stellst ein, wie viele Leads pro Seite angezeigt werden (10 bis 50, Standard: 20).
Die Spalten Hauptkontakt und Teilnehmer zeigen die Personen der Anfrage. Ein Klick auf einen Namen zeigt ihre Kontaktdaten – von dort rufst du direkt an oder schreibst eine E-Mail.
Anfragen derselben Person gruppieren
Meldet sich dieselbe Person oder Familie mehrfach, stehen ihre Anfragen in der Tabelle in einer Zeile: Die neueste Anfrage steht vorne, ältere klappst du über den Hinweis „2 weitere Anfragen derselben Person“ auf. Jede Anfrage bleibt dabei eigenständig – mit eigenem Status, eigenen Erinnerungen und Terminen.
Wählst du eine gruppierte Zeile per Checkbox aus, klappt sie auf und die älteren Anfragen werden mit ausgewählt.
Die Gruppierung schaltest du über Weitere Optionen (…) → Darstellung → Nach Kontakt gruppieren ein oder aus.
Mehr zu Kontakten liest du in Kontakte: Hauptkontakt, Teilnehmer und Kontaktwege.
Die Board-Ansicht
Das Board (Kanban) zeigt für jeden Lead-Status eine Spalte mit der Anzahl der Leads darin. Jeder Lead ist eine Karte:
Ziehe eine Karte per Drag & Drop in eine andere Spalte, um den Lead-Status zu ändern – die Änderung wird sofort gespeichert.
Karten zeigen die wichtigsten Felder sowie Markierungen für Follow-Up und Termine. Welche Felder auf den Karten erscheinen, steuerst du über Felder (siehe unten).
Noch nie geöffnete Leads erkennst du am farbigen Punkt oben rechts auf der Karte.
Die Reihenfolge der Spalten entspricht der Status-Reihenfolge des Pools – du änderst sie in den Pool-Einstellungen unter Lead-Status.
Hinweis: Auf dem Smartphone zeigt der Lead-Pool statt Tabelle und Board eine Liste: Jede Anfrage ist eine Zeile mit Namen, Lead-Status, Follow-Up und Knöpfen zum direkten Anrufen oder Schreiben.
Leads durchsuchen
Über das Suchfeld Leads durchsuchen… in der Werkzeugleiste findest du Anfragen im aktuellen Pool nach Namen, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Groß- und Kleinschreibung sowie Umlaute spielen keine Rolle, und Telefonnummern werden in jeder Schreibweise gefunden (z. B. mit oder ohne +49).
Leads filtern
In der Werkzeugleiste findest du drei Filter: Status, Follow-Up und Termine. Sie lassen sich beliebig kombinieren und wirken in allen Ansichten. Aktive Filter erkennst du an der Markierung direkt auf dem Filter-Button.
Findet eine Filterkombination keine Leads, bietet dir die leere Ansicht Filter zurücksetzen an – ein Klick stellt alle drei Filter zurück auf „Alle".
Auf dem Smartphone findest du über der Liste die Knöpfe Filter und Sortieren sowie die Suche. Unter Filter sind alle Filter und die Feld-Auswahl gebündelt.
Nach Lead-Status filtern
Der Filter Status zeigt alle Lead-Status des Pools mit ihrer jeweiligen Lead-Anzahl. Hake die Status an, die du sehen möchtest – oder wähle mit Alle auswählen alle auf einmal ab bzw. an.
In der Tabelle werden nur Leads mit den gewählten Status angezeigt.
Im Board werden die Spalten der abgewählten Status komplett ausgeblendet – praktisch, um sich z. B. nur auf „Neu" und „In Bearbeitung" zu konzentrieren.
Wie du Lead-Status anlegst, umbenennst und Pools zuweist, liest du in Lead-Status anpassen.
Nach Follow-Up filtern
Der Filter Follow-Up filtert nach dem Stand der Erinnerungen deiner Leads. Neben jeder Option steht, wie viele Leads sie betrifft:
Option | Zeigt |
Alle | Alle Leads, unabhängig von Erinnerungen. |
Ohne Follow-Up | Leads ohne Erinnerung – hier ist noch kein nächster Schritt geplant. |
Heute | Leads, deren Erinnerung heute fällig ist. |
Überfällig | Leads, deren Erinnerung bereits verstrichen ist. |
Zukünftige | Leads mit einer Erinnerung ab morgen. |
Tipp: Überfällig und Heute sind der schnellste Weg zu deiner Tagesliste – erst Versäumtes nachholen, dann das Tagesgeschäft.
Nach Terminen filtern
Der Filter Termine filtert nach den gebuchten Terminen deiner Leads – etwa Probetrainings:
Termin anstehend – Leads mit mindestens einem zukünftigen Termin.
Nächste 7 Tage – Leads mit einem Termin in den kommenden 7 Tagen.
Letzte 7 Tage / Letzte 30 Tage – Leads, deren letzter Termin in diesem Zeitraum lag. Ideal zum Nachfassen nach dem Probetraining.
Kein Termin geplant – Leads ganz ohne zukünftigen Termin.
Leads sortieren und Spalten anordnen (Tabellen-Ansicht)
In der Tabelle öffnet ein Klick auf eine Spaltenüberschrift ein kleines Menü:
Aufsteigend / Absteigend sortieren – bei Datumsspalten heißt das Früheste zuerst / Späteste zuerst, bei Zahlen Kleinste zuerst / Größte zuerst.
Ausblenden – blendet die Spalte aus. Über Felder holst du sie jederzeit zurück (siehe unten).
Ohne eigene Sortierung zeigt die Tabelle die neuesten Anfragen zuerst (Erstellt am). Spalten kannst du außerdem per Drag & Drop an der Überschrift verschieben und am rechten Rand breiter oder schmaler ziehen.
Sortiert wird immer der gesamte Pool, nicht nur die aktuelle Seite. So bringt dich z. B. die Sortierung nach Follow-Up direkt zu den dringendsten Erinnerungen, egal auf welcher Seite sie liegen. Die Spalten Terminwunsch und Angepinnte Notizen lassen sich nicht sortieren.
Im Board gibt es keine Sortierung – dort gruppieren die Spalten deine Leads nach Status. Auf dem Smartphone sortierst du die Liste über den Knopf Sortieren, z. B. nach Neueste zuerst oder A → Z.
Spalten und Felder ein- und ausblenden
Über Weitere Optionen (…) → Felder bestimmst du, welche Informationen angezeigt werden – in der Tabelle als Spalten, im Board als Felder auf den Karten. Die Auswahl ist in drei Gruppen gegliedert:
Spezial-Spalten – von RocketLead verwaltete Informationen: Hauptkontakt und Teilnehmer (die Personen der Anfrage), Follow-Up (Fälligkeit der Erinnerung), Nächster Termin, Letzter Termin, Terminwunsch (die Terminart, für die sich der Lead interessiert) und – nur in der Tabelle – Lead-Status, Angepinnte Notizen, Erstellt am und Zuletzt aktualisiert.
Schema-Felder – die Basisfelder deines Pools. Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse stehen hier nicht mehr: Sie gehören jetzt zu den Kontakten und erscheinen in den Spalten Hauptkontakt und Teilnehmer.
Benutzerdefinierte Felder – deine eigenen Zusatzfelder, falls der Pool welche hat.
Standardmäßig sind alle Spezial-Spalten außer Terminwunsch und Angepinnte Notizen eingeblendet, dazu alle Schema- und benutzerdefinierten Felder. Mit Alle auswählen schaltest du alles auf einmal ein oder aus.
Follow-ups (Erinnerungen) im Lead-Pool
Erinnerungen begleiten dich im Lead-Pool auf Schritt und Tritt:
Die Spalte bzw. Karten-Markierung Follow-Up zeigt die Fälligkeit – die Farbe verrät die Dringlichkeit: Überfälliges ist rot, bald Fälliges farbig, weiter Entferntes neutral.
Mit dem Follow-Up-Filter (siehe oben) arbeitest du gezielt Überfälliges und heute Fälliges ab.
Über das Menü der Spalte Follow-Up sortierst du die Tabelle nach Fälligkeit.
Außerdem können Statuswechsel Erinnerungen automatisch vorschlagen: Ziehst du eine Karte im Board in einen entsprechend konfigurierten Status (oder änderst den Status mehrerer Leads auf einmal), öffnet sich automatisch der Erinnerungs-Dialog. Hat ein Lead schon eine Erinnerung, fragt dich ein kurzer Hinweis, ob du sie verschieben möchtest. Bei mehreren Leads kannst du mit Nur fehlende Erinnerungen setzen bestehende Erinnerungen unangetastet lassen, und über 24 Std. nicht mehr fragen pausierst du die Vorschläge für einen Tag.
Wie du Erinnerungen anlegst, verschiebst und erledigst, liest du in Erinnerungen anlegen, verschieben und erledigen; die automatischen Vorschläge pro Status richtest du in Lead-Status anpassen ein.
Mehrere Leads gleichzeitig bearbeiten
Für Aufräumaktionen wählst du mehrere Leads auf einmal aus:
In der Tabelle über die Checkboxen am Zeilenanfang – die Checkbox in der Kopfzeile wählt die ganze Seite aus. Bei gruppierten Zeilen werden die älteren Anfragen derselben Person mit ausgewählt.
Im Board aktivierst du den Selektionsmodus in der Werkzeugleiste und klickst dann Karten an; die Checkbox im Spaltenkopf wählt eine ganze Spalte aus.
Sobald etwas ausgewählt ist, erscheint eine Aktionsleiste mit drei Aktionen:
Einträge löschen – entfernt die gewählten Leads. Über Rückgängig in der Bestätigung holst du sie direkt zurück.
Status ändern – setzt alle gewählten Leads auf einen neuen Lead-Status. Ist für den Zielstatus eine automatische Erinnerung konfiguriert, öffnet sich anschließend der Erinnerungs-Dialog für alle bewegten Leads.
Leads verschieben – verschiebt die gewählten Leads in einen anderen Lead-Pool.
Diese Aktionen siehst du nur, wenn deine Rolle die entsprechenden Berechtigungen zum Bearbeiten bzw. Löschen von Leads enthält.