Eine Erinnerung (auch „Follow-up") markiert den nächsten Schritt bei einem Lead – zum Beispiel „in drei Tagen noch einmal anrufen" oder „nächsten Monat nachfassen". So bleibt kein Interessent liegen, selbst wenn gerade viel los ist. Jeder Lead hat dabei immer höchstens eine aktive Erinnerung: den nächsten fälligen Kontakt.
Eine Erinnerung anlegen
Öffne einen Lead und klicke oben rechts auf Erinnern (Wecker-Symbol). Es öffnet sich der Dialog Erinnerung anlegen. Darin wählst du zwischen zwei Modi:
Modus | Wofür |
Datum & Uhrzeit | Für konkrete Wiedervorlagen: Du legst Tag und Uhrzeit fest (z. B. „morgen um 14:00 Uhr"). Ideal für geplante Rückrufe. |
Monat | Für lockeres, langfristiges Nachfassen: Du wählst nur einen Monat, ohne genauen Tag. |
Unten im Dialog siehst du eine Zusammenfassung deiner Auswahl (z. B. „Erinnerung am Montag, 3. August um 14:00 Uhr."). Mit Speichern legst du die Erinnerung an.
Tipp: Auf dem Smartphone bietet der genaue Modus zusätzlich Schnellauswahlen wie „In 1 Stunde", „Morgen früh" oder „In 1 Woche".
Erinnerungen automatisch beim Statuswechsel
Du musst nicht jede Erinnerung von Hand anlegen: Einzelne Lead-Status können so eingestellt sein, dass beim Wechsel in den Status automatisch der Erinnerungs-Dialog aufgeht – im genauen oder groben Modus. Das richtest du in der Lead-Status-Vorlage ein (Lead-Pools → Konfiguration → Lead-Status).
Hat ein Lead bereits eine Erinnerung, wird sie nicht einfach überschrieben – stattdessen fragt dich ein kurzer Hinweis, ob du sie verschieben möchtest. Über 24 Std. nicht mehr fragen pausierst du die automatischen Vorschläge für einen Tag; dauerhaft abschalten kannst du sie für dich unter Einstellungen → Persönlich.
Wo deine Erinnerungen auftauchen
Eine gesetzte Erinnerung begegnet dir an mehreren Stellen – überall dort, wo du sie brauchst. Wie dringend sie ist, zeigt dabei die Farbe der Fälligkeits-Markierung: Überfälliges ist rot hervorgehoben, bald Fälliges farbig, weiter Entferntes neutral.
Am Lead
Im Tab Übersicht erscheint die Erinnerung als Follow-Up-Karte unter „Zukünftige Termine".
Im Tab Termine hast du zusätzlich die Aktionen Erledigt, Verschieben und Löschen. Ist eine Erinnerung überfällig, findest du sie dort unter „Vergangene Termine".
Im Lead-Pool
Die Tabellen-Ansicht hat eine Spalte Follow-Up mit der Fälligkeit; im Board trägt jede Karte eine Follow-Up-Markierung.
Über den Follow-Up-Filter in der Werkzeugleiste zeigst du gezielt Leads Ohne Follow-Up, Heute, Überfällig oder Zukünftige an.
Im Kalender
Offene Erinnerungen werden zusätzlich in den Kalender projiziert – als Markierung zum fälligen Zeitpunkt, direkt neben deinen Terminen. Wie du sie dort ein- und ausblendest, liest du im Artikel Die Kalenderansicht anpassen.
Auf dem Dashboard
Unter Dein Tag im Überblick bündelt die Karte Zu erledigen alles Anstehende. Im Reiter Erinnerungen siehst du auf einen Blick alle überfälligen und heute fälligen Follow-ups – ein Klick auf einen Eintrag öffnet den zugehörigen Lead. So starten viele Teams ihren Arbeitstag.
Verschieben, erledigen oder löschen
Eine bestehende Erinnerung passt du jederzeit an:
Verschieben: Öffne die Erinnerung erneut – über Erinnern am Lead oder Verschieben im Tab „Termine". Der Dialog (jetzt Erinnerung verschieben) ist mit dem bisherigen Zeitpunkt vorbelegt; wähle einen neuen und speichere.
Erledigt: Ist der Kontakt erfolgt, markierst du die Erinnerung im Tab „Termine" als Erledigt. Sie verschwindet aus den offenen Ansichten und wird im Verlauf als erledigt festgehalten.
Löschen: Brauchst du die Erinnerung nicht mehr, entfernst du sie mit Löschen (im Tab „Übersicht" oder „Termine").
Jede dieser Aktionen wird im Tab Kommunikation des Leads protokolliert – du siehst dort, wer wann eine Erinnerung erstellt, verschoben, erledigt oder gelöscht hat.
ℹ️ Immer nur eine aktive Erinnerung pro Lead.
Legst du eine neue Erinnerung an, während schon eine offen ist, ersetzt sie die bestehende (die Erinnerung wird also verschoben). So ist immer eindeutig, was der nächste fällige Schritt ist.