Manchmal möchtest du einen Termin vergeben, obwohl er offiziell schon voll ist. Klassischer Fall: zwei Geschwister sollen dieselbe Probestunde besuchen, der Slot lässt aber nur eine Buchung zu.
Für diese Situation gibt es das manuelle Überbuchen: Du machst ausgebuchte Termine sichtbar, wählst den passenden Slot und bestätigst ausdrücklich, dass du die Kapazität überschreiten möchtest.
Wann solltest du überbuchen?
Überbuchen ist eine bewusste Ausnahme, kein Standardweg. Sinnvolle Anwendungsfälle:
Geschwister oder Freunde sollen gemeinsam zur selben Probestunde kommen.
Ein Lead hat einen anderen Wunschtermin, du weißt aber, dass deine Ressource den zusätzlichen Gast verkraftet.
Sonderfälle, in denen die Standardkapazität ausnahmsweise nicht greift.
Wenn ein Slot regelmäßig überbucht werden soll, ist es besser, die maximale Parallelbuchung der Ressource oder des Slots im Ressourcenplaner anzupassen – nicht jedes Mal manuell zu überbuchen.
So funktioniert das Überbuchen
Öffne den Lead und klicke oben auf Termin buchen, um den Buchungsassistenten zu starten.
Wähle wie gewohnt Kalender und Termintyp.
Aktiviere oben rechts den Schalter Ausgebucht anzeigen. Bereits voll gebuchte Slots tauchen jetzt mit einer roten Markierung Ausgebucht in der Liste auf.
Klicke auf den ausgebuchten Slot, den du überbuchen möchtest. Die untere Schaltfläche wechselt von Termin buchen auf Überbuchen.
Klicke auf Überbuchen. Es erscheint ein Bestätigungsdialog mit den Details des Slots und einem Hinweis, wie viele Buchungen bereits bestehen (z. B.
1/1 bereits gebucht).Bestätige mit Trotzdem buchen. Der Termin wird angelegt – auch wenn die Kapazität dadurch überschritten wird.
Möchtest du den Vorgang abbrechen, kannst du jederzeit Abbrechen klicken oder den Dialog mit der Esc-Taste schließen. Deine Auswahl bleibt dabei erhalten – du landest wieder im Buchungsassistenten und kannst einen anderen Slot wählen.
Auch in der Kalenderansicht möglich
Im Buchungsassistenten kannst du oben rechts zwischen Listen- und Kalenderansicht wechseln. Der Schalter Ausgebucht anzeigen ist auch im Kalenderdialog verfügbar. Voll belegte Zeiten erscheinen rot eingefärbt, und du kannst den Vorschlagstermin per Klick oder Drag auf einen roten Bereich ziehen. Auch hier wirst du vor dem Buchen noch einmal um Bestätigung gebeten.
Was du wissen solltest
Überbuchungen erscheinen im Kalender und in der Lead-Akte genauso wie reguläre Buchungen – es gibt aktuell keine separate Markierung in der Liste der Termine.
Automatisierungen (z. B. Bestätigungs-E-Mails) laufen für überbuchte Termine ganz normal an.
Der Schalter Ausgebucht anzeigen ist nur für den aktuellen Buchungsvorgang aktiv. Beim nächsten Lead startest du wieder mit ausgeblendeten Slots – das schützt davor, versehentlich zu überbuchen.
Falls du die Option Ausgebucht anzeigen in deinem Workspace nicht siehst, läuft dein Konto vermutlich noch auf der alten Buchungsansicht ohne Ressourcenplaner. Melde dich in dem Fall kurz bei uns – wir helfen dir beim Umstieg.